Nel contesto aziendale odierno, garantire la sicurezza e la conformità alle normative è essenziale per operare in modo efficace. Tramite un CAFM (Computer Aided Facility Management) come Claster FM, hai a disposizione strumenti avanzati con cui gestire la documentazione relativa al building e agli impianti, potenziare la sicurezza aziendale e programmare gli interventi di manutenzione ordinaria nel rispetto della normativa vigente.
Gestione efficiente della documentazione
La gestione della documentazione è spesso un processo complesso e soggetto a errori, specialmente in aziende con numerosi asset e procedure di manutenzione. Claster FM offre una Virtual Data Room, un ambiente privato dove è possibile:
- Archiviare e organizzare documenti: Conservare manuali, certificati e registri di manutenzione in un unico luogo, facilitando l’accesso e la consultazione.
- Tenere traccia delle modifiche: Monitorare le revisioni dei documenti per garantire che le informazioni siano sempre aggiornate.
- Automatizzare le notifiche: Ricevere avvisi per scadenze importanti, come rinnovi di certificazioni o ispezioni programmate.
Questa organizzazione sistematica riduce il rischio di smarrimento di documenti critici e assicura che tutte le informazioni siano facilmente reperibili durante gli audit o gli interventi manutentivi.
Conformità alle Normative
Mantenere la conformità alle normative locali e internazionali è essenziale per evitare sanzioni e preservare la reputazione aziendale. Claster FM supporta le aziende in questo ambito attraverso:
- Gestione delle attività manutentive: Claster ti propone in automatico le attività di manutenzione ordinaria da svolgere all’interno del tuo immobile. E’ possibile iniziare a gestire con Claster anche se l’anno manutentivo è in corso, con la possibilità di integrare e modificare attività e frequenze. Potrai inoltre disporre di capitolati sempre aggiornati e pronti da trasmettere.
- Sistema di solleciti automatizzati: Il sistema tiene costantemente traccia dei ritardi nella lavorazione degli interventi programmati e invia automaticamente solleciti ai fornitori tramite e-mail e notifiche push.
- Sistema di ticketing aggiornato in tempo reale: Monitoraggio continuo delle attività degli operatori sul campo, assicurando che le procedure siano seguite correttamente.
- Caricamento e approvazione di documenti legali: Tramite le funzionalità Safety&Control è possibile richiedere DURC, DUVRI, visure camerali e altre documentazioni valide e aggiornate per abilitare i fornitori ad intervenire, assicurando la conformità legale.
Implementando queste funzionalità, le aziende sono agevolate nell’operare secondo le normative vigenti, riducendo il rischio di non conformità e le relative conseguenze.
Potenziamento della sicurezza aziendale
La sicurezza sul lavoro è una priorità che influisce direttamente sia sul benessere dei dipendenti che sull’efficienza operativa. Claster FM contribuisce a migliorare la sicurezza attraverso vari strumenti:
- Censimento asset con QR Code: Identificazione rapida e precisa degli asset, garantendo che la manutenzione venga svolta su tutti gli oggetti e gli impianti previsti, riducendo il rischio di guasti.
- Notifiche smart: Avvisi tempestivi su segnalazioni di anomalie e scadenze, permettendo una risposta proattiva da parte dei manutentori che sono già sul posto o che dovranno intervenire.
- Verifica delle abilitazioni dei fornitori: Tramite le funzionalità Safety&Control è possibile richiedere ai fornitori le qualifiche necessarie ad operare su determinate tipologie di impianti, come ad esempio le attestazioni PES, PAV e PEI per gli interventi in presenza di tensione elettrica.
- Elenco degli operatori presenti nel sito: In caso di emergenza, tramite la funzione Check Desk, è possibile ottenere in tempo reale una lista di operatori presenti nel sito e ottenere il loro numero di telefono, in modo da poterli contattare immediatamente, a prescindere dall’azienda per la quale lavorano.
Queste misure proattive salvaguardano chi lavora e migliorano anche l’affidabilità e la sicurezza complessiva degli asset e la continuità operativa.
L’adozione di Claster FM rappresenta un investimento strategico per le aziende che mirano a rafforzare la sicurezza, garantire la conformità alle normative e ottimizzare la gestione della documentazione. Integrando queste funzionalità in un’unica piattaforma, le organizzazioni possono affrontare con fiducia gli audit e operare in un quadro di totale conformità, assicurando al contempo un ambiente di lavoro sicuro ed efficiente.
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